Hvordan man skriver emails.
Problemet med email er, at folk tror, det er et elektronisk brev.
Email er ikke breve i elektronisk form. Det er ikke et brev, man skal skrive.
Ikke mange mennesker sender læsbare emails eller udnytter mediets debatpotentialer.
F.eks. bør email formateres i pointe-form – ikke i afsnit.
Og man bør ikke altid indsætte sit svar oven over den besked, man har modtaget.
Mange af de følgende tips følges allerede i vid udstrækning i den akademiske verden, hvor debat og diskussion via email har fundet sted i årtier.
Email er ikke gratis
Modtageromkostningerne ved email får nemt et frimærke til at synes billigt.
Man kan reducere disse omkostninger ved at:
- ikke sende email;
- fatte sig i korthed;
- gøre emailens emne så informativt som muligt;
- bryde sin besked op i pointer;
- besvare med fokus på pointer frem for på emailen som helhed;
- placere handlingsprioriteter øverst;
- sortere pointer i prioriteter, og
- bryde lange emails op i flere emails.
Hvornår skal man sende email
Hvis du stiller et spørgsmål, skal du først selv spørge
Google, Bing, måske endda Twitter …
Og også overveje: “Kan jeg vente med at spørge hende, indtil vi mødes i virkeligheden?”
Hvis ja, så vent indtil da.
Særlige råd til programmører
Er man programmør, så send ikke dette spørgsmål som email:
Hvad sker der, når jeg kører følgende kode?
[kode hér]
Hvis man ønsker at vide, hvad der sker, skal man køre koden.
Eller læse dokumentationen.
Eller køre koden igennem en debugger.
Eller udstyre koden med udskriftspåkrav.
Og hvis dét ikke virker, så forklare hvorfor i sin email.
Fat dig i korthed
En email bør være så kort som muligt.
Prøv at leve med fem sætnings-reglen en uge.
Via Twitter kan man øve at fatte sig i korthed.
Emne
Et emne bør være oplysende, og på godt 72 tegn eller mindre.
Hvis hele emailen kan rummes i emnefeltet, så placer den i emnefeltet.
Tror man, at dét er uforskammet, så vid, at det er det ikke!
Insisterer man på, at det ér uforskammet, så skriv “Tak!” i emailens tekstfelt.
Hvis emailen kan rummes i emnefeltet, unødvendiggør det ét klik i behandlingen ved modtagelsen, og øger sandsynligheden for et svar.
(I fald modtageren modtager i hundredvis af e-mails om dagen; klik hober sig op)
Hvis emailen ikke kan rummes i emnefeltet, bør emnefeltet indeholde de vigtigste detaljer, såsom dato, tid og sted for et møde, eller påkrævet handling samt deadline.
Afsend f.eks. ikke “Sæt dagen af!” som emne.
Skriv “(Begivenheds titel), Sæt dagen af!, Dato”
Kort sagt skal emnet rumme information nok til at sætte modtageren i stand til hurtigt at prioritere og handle i forhold til din email
Pointer, ikke afsnit
Afsnit fungerer godt i essays.
Hvis din email er et essay, så brug bare afsnitsinddeling.
Hvis ikke, så indsæt en tom linje efter hver pointe, hvilket normalt betyder mellem adskilte tanker, og absolut efter hvert spørgsmål.
Send f.eks. ikke følgende:
Jeg havde nogle ideer om at bruge X til at gøre Y. Er det muligt? Detforekommer ikke muligt at gøre X uden at gøre W. Jeg tænkte også, at vi kunne gøre A. Jeg så et paper om B. Har du læst det? Jeg kan virkelig godt lide Q fordi R, S og T.
Det burde læses:
Jeg havde nogle ideer om at bruge X til at gøre Y. Er det muligt?
- Det forekommer ikke muligt at gøre X uden at gøre W.
Jeg tænkte også, at vi måske kunne gøre A.
Jeg så et paper om B. Har du læst det?
Jeg kan virkelig godt lide Q, pga.
(1) R,
(2) S og
(3) T.
Kort sagt: Formgiv teksten, så den angiver strukturen i din besked.
Strategisk placeret tomrum gør et dokument mindre truende for læseren.
Store tekstblokke kortslutter læserens opmærksomhed.
Besvar pointerne
Ønsker du at diskutere noget, så skriv det ikke øverst i din meddelelse.
Besvar pointerne i det modtagne.
Dvs., gør ikke følgende:
Du kan ikke bruge X til at gøre Y, men du kan gøre Y ved hjælp af U og V. Du har ret om X og W.
Helt enig - vi vil muligvis kunne gøre A. Jeg har ikke set omtalte paper. Kan du sende det? Q er
behageligt, men R er for dyrt og S vil tage for lang tid. T er muligt.
Din ven skrev:
> Jeg havde nogle ideer om at bruge X til at gøre Y.
> Er det muligt? Det synes ikke muligt at
> gøre X uden at gøre W. Jeg tænkte også at vi kan
> kunne gøre A. Jeg så det der paper om B. Har du
> læst det? Jeg kan virkelig godt lide Q fordi R, S
> og T.
Prøv dette i stedet:
> Jeg havde nogle ideer om at bruge X til at gøre Y. Er det muligt?
Nej, men du kan bruge U og V i stedet.
> - Det forekommer ikke muligt at gøre X uden at gøre W.
Det er rigtigt.
> Jeg tænkte også, at vi måske kunne gøre A.
Enig.
> Jeg så et paper om B. Har du læst det?
Nej Kan du sende det?
> Jeg kan virkelig godt lide Q, pga.:
Jeg kan også godt lide det.
> (1) R,
For dyrt.
> (2) S og
Det vil tage for lang tid.
> (3) T.
Det er ladesiggøreligt.
Undtagelser
Svar gerne oven over det modtagne, hvis dit svar består i en enkelt pointe, der ikke er møntet på en bestemt del af emailen.
Hvis du kun ønsker at forholde dig til en del af en besked, så slet alt, der ikke er relevant for dit svar.
Placer handlingsprioriteter øverst
Hvis der er ting, som modtageren skal gøre, så placer dem først i teksten i stedet for at begrave dem i tekstmassen. Mange email-klienter fremviser de første 1-2 linier i en besked, så disse vil sandsynligvis blive læst.
Det vil sige, prøv med følgende:
Handlingsprioritet: Send listen over nominerede til X før Y-dato.
(en hel tekstside om, hvem der er berettiget til X)
– ikke:
(en hel tekstside om, hvem der er berettiget til X)
Kan du sende listen over nominerede til X før Y-dato?
Sortering point efter prioritet
Udgå fra, at kun de øverste 5 linier i en email vil blive læst.
Hvis noget er kritisk, skal det stå i disse linier.
Hvad dine resterende svar gælder, skal de sorteres fra mest til mindst relevant.
Svar til alle eller svar til afsender?
Når du besvarer en e-mail, skal du klikke” svar til alle”.
Efter at du har skrevet emailen, afgør så hvem på modtagerlisten, der stadig er en nødvendig modtager, og slet resten.
Efter emailens færdiggørelse vil andre måske fremstår som relevante modtagere. Tilføj dém.
Opdele i flere emails
Hvis du mailer en modtager om flere forskellige emner, er det normalt en god idé at opdele emailen i flere, individuelt håndtérbare emails.
—
Teksten “How to email” © Matt Might
oversættelse Kenneth Krabat 2011
—
TO: MattMight@
SUBJECT: Your “how to use email” translated and placed on my blog. Okay?Hello Matt M,
Google did a un-interesting job, so I did it myself.
The translation is placed here http://krabat.menneske.dk/kkblog/2011/05/31/hvordan-man-skriver-emails. 😀 (Just say no).
Know that the translation is professionel.
all the best, kenneth krabat
Your name is not James Cameron and your script is without mass appeal in the gut wrenching sense of the word, so NO big budget of a size that could feed half of the equatorial area of Africa for 6 months.
